قانون پارکینسون در مدیریت کارها

مصادیقی از قانون پارکینسون در مدیریت سازمان

وقتی زمان انجام پروژه ای را یکساله تعریف می‌کنیم در بهترین حالت در همان مدت زمان یکسال انجام خواهد شد و اگر زمان همان پروژه را هشت ماهه در نظر بگیریم و مشخص کنیم، مجبوریم که هشت ماهه کار را جمع کنیم.

-مهم نیست که حجم Flash memory که برای ذخیره اطلاعات خودمان انتخاب می‌کنیم چقدر است، به هرحال در دراز مدت همه حجم آن پر خواهد شد.

-مهم نیست که سرعت و حافظه موبایل ما چقدر باشد، به هرحال زمانی می‌رسد که حافظه‌ی آن پر و سرعت آن کند خواهد شد.

-هیچ اهمیتی ندارد که کمد لباس ما چقدر جا دارد، چرا که به هرحال روزی برای لباس های خودمان جا کم خواهیم آورد.

-اگر کاری که توسط یک نفر انجام می‌شود را به هشت نفر واگذار کنیم، به مرور زمان متوجه می‌شویم که برای انجام این کار واقعا به هشت نفر احتیاج داشته ایم.

-اگر برای انجام و اجرای یک پروژه یا یک هدف در سازمان منابعی بیش از حد مورد نیاز اختصاص دهید، آن منابع به هر حال مورد استفاده قرار خواهند گرفت و به اتمام خواهند رسید.

تمام مواردی را که در بالا مثال زدم می توان به عنوان مصادیقی از قانون پارکینسون در نظر گرفت بر اساس قانون پارکینسون ذهن ما به طور ناخودآگاه کار ها را بر اساس زمان بندی و منابعی که ما برای آن در نظر گرفته ایم و اختصاص داده ایم تنظیم می کند. به عبارت دیگر آن کار آن قدر ادامه پیدا می کندو توسعه می یابد تا زمان و منابعی که به آن اختصاص داده ایم را پر کند. نورث‌کوت پارکینسون، بیشتر به دلیل تدوین قانون مشهور پارکینسون شناخته می‌شود. او نویسنده‌ای شوخ‌طبع بود اما قلمی تیز و انتقادی داشت. پارکینسون بدون ترس از انتقاد، به گروه‌های مختلفی از جمله مردم عادی، همکاران و دولت‌مردان می‌تاخت. این رویکرد جسورانه و طنزآمیز باعث می‌شد که ایده‌های او به سرعت منتشر شود و توجه بسیاری را جلب کند. با این حال، همین سبک نوشتن باعث شد تا بسیاری او را بیشتر به عنوان یک طنزپرداز و نه یک تحلیلگر سیاسی بشناسند. این در حالی است که پارکینسون بیشتر یک تحلیلگر سیاسی بود تا یک طنزپرداز صرف.

آیا تا به حال مجبور شده‌اید ساعت‌ها در یک صف طولانی انتظار بکشید، در حالی که می‌دیدید کارمندان به آرامی و بدون عجله مشغول کارهای خود هستند؟ یا شاید تجربه کرده‌اید که یک کار ساده، به دلایل نامعلومی، روزها و هفته‌ها طول بکشد. اگر چنین تجربیاتی داشته‌اید، به احتمال زیاد قانون پارکینسون را در عمل تجربه کرده‌اید.

قانون پارکینسون می‌گوید:

«کار به اندازه‌ای که زمان برای آن در نظر گرفته شده، طول می‌کشد.» به عبارت ساده‌تر، هرچه زمان بیشتری برای انجام یک کار داشته باشیم، آن کار بیشتر طول می‌کشد. این قانون عجیب و در عین حال آشنا، در بسیاری از جنبه‌های زندگی ما دیده می‌شود، از محیط کار گرفته تا زندگی روزمره.

عدم توجه به این موضوع می تواند باعث هدر رفت زمان از آن مهم تر سوخت توان و انرژی یک سازمان، تمام شود. زمان بندی های بیهوده طولانی و اختصاصی بیش از اندازه منابع نه تنها به عنوان یک پوئن مثبت نباید تلقی شود، بلکه می تواند باعث روزمرگی، استهلاک و نهایتا شکست در انجام پروژه ها شود.

قانون پارکینسون در زندگی روزمره

فارغ از آگاهانه بودن یا ناآگاهانه بودن آن، قانون پارکینسون به طور مرتب در زندگی روزمره ما اتفاق می‌افتد. برای مثال:

• وقتی دانشجو هستید، در پایان هر ترم لازم است که یک مقاله ارائه دهید. معمولاً این مقاله‌ها را تنها ۷۲ ساعت قبل از ضرب‌الاجل تحویل، شروع و ۵ صبح آن‌ها را برای استاد خود ایمیل می‌کنید.
• تمام هفته را وقت دارید، تا پژوهش خود را انجام دهید، اما تا عصر جمعه کاری انجام نمی‌دهید و می‌خواهید آن را در چند ساعت باقی‌مانده به پایان ببرید.
• با اینکه می‌دانید جشن عروسی در پیش دارید، اما برنامه‌ای برای کم کردن وزن خود ندارید، و در ۴ هفته پایانی رژیم غذایی سنگینی می‌گیرید تا وزن خود را به ایده‌آل برسانید.

اگر یکی از موقعیت‌‌های بالا را تجربه کرده باشید، به راحتی درک می‌کنید که قانون پارکینسون چیست. ساده است، مدت‌ها برای انجام کاری فرصت دارید، اما آن را انجام نمی‌دهید و ناگهان به ماشینی تبدیل می‌شوید که در لحظات پایانی، کار را به اتمام می‌رساند.

به کار بردن قانون پارکینسون در انجام کارها

بسیاری از ما عادت کرده‌ایم که برای انجام کارها زمان زیادی در نظر بگیریم. اما آیا تا به حال فکر کرده‌اید که با محدود کردن زمان، می‌توانیم بهره‌وری خود را به طور قابل توجهی افزایش دهیم؟ قانون پارکینسون می‌گوید: “کار گسترش می‌یابد تا زمانی که برای آن در نظر گرفته شده را پر کند.” با استفاده از این قانون، می‌توانیم با تعیین ضرب‌الاجل‌های کوتاه‌تر، کارهایمان را سریع‌تر و با کیفیت بهتری انجام دهیم.

در ادامه به چند نکته برای شروع این روش اشاره می‌کنیم:

• شارژر لپ‌تاپ خود را از برق بکشید و خود را مجبور کنید قبل از به پایان رسیدن باتری لپ‌تاپ، کار خود را تمام کنید.
• کارهای بزرگ را به چند کار کوچک تقسیم کنید و در زمان‌های کوتاه هر بخش کار را به اتمام برسانید تا تمام فرآیند کار سریع‌تر به پایان برسد.
• زمان خود را به طور مصنوعی محدود کنید و تلاش کنید تا هر دو ساعت حداقل یک بخش از کار را به اتمام برسانید. برای خود فهرستی از انجام کارها در هر ساعت درست کنید و به آن پایبند بمانید.
• به جای آنکه بگوئید روزی ۱۰۰۰ کلمه می‌نویسم، یا روزی ۴ کیلومتر می‌دوم یا ۲ ساعت در باشگاه با وزنه کار می‌کنم به خود بگوئید تا قبل از ساعت ۱۰ باید این کارها را تمام کرده باشم. به مرور خواهید دید که این روش چقدر به سرعت انجام کارها کمک خواهد کرد و چقدر زمان اضافی به دست خواهید آورد.
• اگر صبح‌ها زود از خواب بیدار شوید می‌توانید بسیاری از کارها را صبح زود انجام دهید و عصر زمان بیشتری برای تفریح داشته باشید.
• ضرب‌الاجل‌های خود را سخت و جدی دنبال کنید و آن‌ها را پشت گوش نیاندازید. مدام به خود انگیزه دهید تا به آن‌ها پایبند باشید. به عنوان مثال کارهایی مثل پاسخ دادن به ایمیل‌ها، یا گشت و گذر در شبکه‌های اجتماعی را باید به نیم ساعت در روز برسانید. تنها ۲ بار در روز و در دو زمان ۱۵ دقیقه‌ای به ایمیل خود سر بزنید، لازم نیست هر ساعت ایمیل خود را چک کنید یا مدام به شبکه‌های اجتماعی بروید. این عادات وقت شما را خواهد گرفت.
• برای ضرب‌الاجل‌ها زمان کمتری را در نظر بگیرید، مانند ضرب‌الاجل‌هایی که مدیر یا مشتریان‌تان برایتان تعیین می‌کنند. این کار باعث می‌شود تا کارآمدی و بازده‌تان باز هم بالاتر برود.

تا دیر وقت کار نکنید!

آیا می‌دانستید که کار کردن تا دیر وقت نه تنها بهره‌وری‌تان را افزایش نمی‌دهد، بلکه می‌تواند به سلامت روانتان نیز آسیب برساند؟ بسیاری از ما فکر می‌کنیم با کار کردن بیشتر، تعهد بیشتری نشان می‌دهیم. اما واقعیت این است که اغلب اوقات، کار کردن تا پاسی از شب، نه تنها به پیشرفت کار کمک نمی‌کند، بلکه باعث کاهش کیفیت کار و افزایش استرس می‌شود.

این تصور اشتباه که با کار بیشتر، به نتیجه‌ی بهتری می‌رسیم، باعث می‌شود بسیاری از ما در یک چرخه‌ی باطل گرفتار شویم. تصور کنید که شما یک ورزشکار هستید. اگر بدون استراحت و تغذیه‌ی مناسب به تمرین ادامه دهید، نه تنها پیشرفت نخواهید کرد، بلکه احتمال آسیب دیدگی‌تان نیز افزایش می‌یابد. کار نیز مانند ورزش است. برای داشتن بهترین عملکرد، نیاز به استراحت و بازیابی داریم.

پس چگونه می‌توانیم بهره‌وری خود را افزایش دهیم؟

راز موفقیت در مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها است. به جای اینکه تا پاسی از شب سرگرم کار باشید، بهتر است ساعات کاری خود را به طور دقیق برنامه‌ریزی کنید و سعی کنید تمام کارهایتان را در همان ساعات انجام دهید. در ابتدا ممکن است این کار سخت به نظر برسد، اما با کمی تمرین، به نتایج شگفت‌انگیزی خواهید رسید.

یکی از روش‌های موثر برای افزایش بهره‌وری، استفاده از تکنیک پومودورو است. در این روش، شما به مدت 25 دقیقه روی یک کار تمرکز می‌کنید و سپس 5 دقیقه استراحت می‌کنید. این چرخه را چندین بار تکرار کنید. با استفاده از این تکنیک، هم تمرکزتان افزایش می‌یابد و هم از خستگی و فرسودگی جلوگیری می‌کنید.

به یاد داشته باشید: هدف از کار، صرفاً گذراندن ساعات طولانی در محل کار نیست، بلکه انجام موثر و باکیفیت وظایف محول شده است. با مدیریت صحیح زمان و اولویت‌بندی کارها، می‌توانید هم به موفقیت شغلی برسید و هم از زندگی شخصی خود لذت ببرید. اگر می‌خواهید با استفاده از قانون پارکینسون بهره‌وری‌تان را افزایش دهید، در اولین قدم از انجام کارها در خانه خودداری کنید. سعی کنید برای کارهای هفته‌ طوری برنامه‌ریزی کنید تا بتوانید تمام آن‌ها را در ساعات کاری به پایان برسانید.

استفاده از قانون پارکینسون برای انجام کارهای غیر ممکن

اگرچه قانون پارکینسون به‌طور مستقیم به انجام کارهای غیرممکن نمی‌پردازد، اما می‌توان از آن برای تحقق اهداف چالش‌برانگیز استفاده کرد. برای این کار، ابتدا باید اهداف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم کنیم. سپس، شکاف موجود بین توانایی‌های فعلی و هر بخش از هدف را مشخص کرده و با تلاش مستمر برای پر کردن این شکاف‌ها، به تدریج به هدف نهایی نزدیک شویم. رشد به این اندازه چالش‌برانگر است، اما با برنامه‌ریزی دقیق و تلاش مستمر می‌توان به هدف دست یافت. اهمیت این است که دقیقاً بدانیم برای رسیدن به هدف به چه میزان رشد نیاز داریم تا بتوانیم برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشیم.”

مثال عملی: فرض کنید هدف شما یادگیری یک زبان خارجی در مدت زمان کوتاه است. با استفاده از قانون پارکینسون، می‌توانید این هدف بزرگ را به اهداف کوچک‌تر مانند یادگیری روزانه چند لغت جدید، تمرین مکالمه روزانه و شرکت در کلاس‌های آنلاین تقسیم کنید. با تعیین اهداف کوچک‌تر و اندازه‌گیری پیشرفت خود در هر مرحله، می‌توانید انگیزه خود را حفظ کرده و به تدریج به هدف نهایی خود برسید.

جمع‌بندی

قانون پارکینسون به ما یاد می‌دهد که با تعیین ضرب‌الاجل‌های مناسب، می‌توانیم کارها را با کیفیت بالا و در کمترین زمان ممکن به پایان برسانیم. اما کاهش بی‌دلیل زمان می‌تواند به کیفیت کار آسیب برساند. به عبارت دیگر، هدف این قانون، ایجاد تعادل بین سرعت و کیفیت است. با بهره‌گیری از این قانون، می‌توانیم هم بهره‌وری خود را افزایش دهیم و هم از کیفیت کارمان اطمینان حاصل کنیم.